Trabalho Híbrido: Por que implementá-lo na sua empresa

As previsões e estudos indicam que, ao longo de 2023, 85% das empresas implementarão o modelo de trabalho híbrido, devido às vantagens oferecidas. Essas conclusões foram alcançadas por meio de um estudo conjunto realizado pela Microsoft, Logitech e IDG Research.

A crise sanitária do coronavírus trouxe muitas mudanças no setor empresarial. O teletrabalho ganhou destaque, tornando-se uma tendência duradoura. O estudo aponta que as principais motivações consideram a flexibilidade (71%), satisfação do funcionário (64%) e redução de custos (60%).

Neste artigo, explicamos exatamente o que é o trabalho híbrido, quais são suas vantagens e como implementá-lo efetivamente em sua empresa.

O que é trabalho híbrido?

O modelo de trabalho híbrido é uma opção que permite ao colaborador realizar as suas tarefas tanto no escritório como fora dele, de diversas formas que serão especificadas mais adiante. De forma geral, o trabalho híbrido envolve a combinação do trabalho presencial com a possibilidade de o colaborador trabalhar remotamente, ou seja, em sua casa ou em qualquer outro local. Este modelo proporciona maior flexibilidade, permitindo que o colaborador organize o seu tempo de acordo com as suas obrigações profissionais ou responsabilidades familiares.

A transição para o modelo de trabalho híbrido tem vindo a ocorrer em muitas organizações ao longo dos últimos anos. O surgimento de novos modelos de negócio e os avanços tecnológicos, desde os smartphones até ao armazenamento em nuvem, tornaram o trabalho híbrido numa realidade.

Atualmente, muitos profissionais precisam apenas de um portátil e de um dispositivo móvel com ligação à Internet para desempenharem as suas funções. Para além disso, os modelos híbridos de trabalho também representam uma economia significativa, tanto para o colaborador como para a empresa.

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Diferença entre trabalho híbrido e trabalho remoto

Agora que compreendemos melhor o que é o trabalho híbrido, vale a pena destacar a diferença entre trabalho híbrido e trabalho remoto.

Enquanto o trabalho híbrido permite que um colaborador realize as suas tarefas tanto no escritório como em casa, o modelo remoto implica que o colaborador trabalhe exclusivamente na sua casa ou em outro local à sua escolha. O importante é que cumpra as suas tarefas dentro dos prazos estabelecidos.

Este modelo está a ser amplamente aceite, principalmente devido ao grande número de profissões emergentes na área tecnológica, cujos perfis profissionais tendem a preferir este modelo.

Esta é a principal diferença entre trabalho híbrido e remoto, embora existam empresas que adotem ambas as opções. A escolha dependerá, principalmente, do setor, da atividade ou da cultura empresarial. Muitos profissionais de marketing, criativos, programadores e criadores de conteúdos preferem estas modalidades ao trabalho presencial, o que pode ser uma estratégia interessante para atrair e fidelizar talentos.

Modelos híbridos de trabalho: tipos e características

Existem diferentes modelos de trabalho híbrido, adaptados às necessidades de cada empresa. A seguir, apresentamos os principais tipos e suas diferenças:

• Trabalho híbrido flexível: O colaborador escolhe, com base nas suas prioridades, a localização e os horários de trabalho.
• Trabalho híbrido fixo: A empresa estabelece os dias e horários que o colaborador deve cumprir tanto no escritório quanto remotamente.
• Trabalho híbrido de escritório: A maior parte do tempo, o colaborador realiza seu trabalho presencial no escritório. No entanto, ele pode combiná-lo com algum dia de teletrabalho.
• Trabalho híbrido remoto: Ao contrário do modelo anterior, a preferência recai sobre o trabalho remoto, com a possibilidade de, ocasionalmente, o colaborador trabalhar de forma presencial.

Esses quatro modelos são viáveis, desde que o trabalho híbrido apresente algumas características fundamentais, conforme descrito a seguir:

• Flexibilidade: O trabalho híbrido favorece, de forma geral, uma maior flexibilidade organizacional, tornando a empresa mais competitiva no seu setor.
• Novas tecnologias: É essencial que a empresa disponha das tecnologias e ferramentas adequadas para suportar o trabalho remoto e garantir uma boa comunicação interna.
• Apoio ao trabalho: O colaborador que trabalha em casa deve receber o mesmo nível de apoio que aquele que está no escritório. Assim, as organizações devem promover essa mentalidade para garantir que toda a equipa se sinta confortável e integrada.
• Gestão eficaz: O trabalho híbrido é dinâmico e pode envolver alguma complexidade na gestão. É necessário contar com recursos que favoreçam a eficácia, como políticas e diretrizes específicas, além de sistemas de comunicação e colaboração eficientes para os colaboradores.

Como estruturar um dia de trabalho híbrido?

O dia de trabalho híbrido dependerá principalmente da organização de cada empresa e das suas necessidades. As condições podem variar, inclusive, entre os meses de inverno e verão:

• Horário dividido: A jornada de trabalho é dividida, com a manhã no escritório e a tarde remotamente.
• Distribuição de dias: Outra opção é distribuir os dias da semana conforme a conveniência de ambas as partes. Por exemplo, no modelo 3:2 (3 dias no escritório e 2 em casa), poderia ser estabelecido que segunda, quarta e sexta seriam presenciais, e terça e quinta remotas.
• Temporadas: Também é possível distribuir o tempo de trabalho em semanas ou meses, alternando entre o escritório e o trabalho remoto.

Em última análise, este modelo de trabalho favorece a conciliação entre a vida profissional e pessoal, sem desconectar totalmente do ambiente de trabalho, o que contribui para melhorar a satisfação dos colaboradores e a fidelização de talentos.

Estratégias para gerir eficazmente um dia de trabalho híbrido

Um relatório publicado pela Cisco destaca que não é mais viável retornar ao modelo de trabalho anterior à pandemia. 62% dos colaboradores que participaram na pesquisa, provenientes de 27 países diferentes, concordam que um fator decisivo para permanecer num emprego é a capacidade de desempenhar as suas funções a partir de qualquer local. No entanto, existem várias estratégias para gerir eficazmente essas equipas de trabalho e garantir o seu sucesso.

• Reuniões frequentes da equipa de trabalho

De acordo com o ponto anterior, é importante destacar a necessidade de realizar reuniões de trabalho com maior frequência. Além disso, se o supervisor precisar de dedicar mais tempo a um colaborador que trabalha remotamente, isso será benéfico tanto para o seu progresso como para o da empresa. A ideia é que as empresas estabeleçam encontros presenciais periódicos para que toda a equipa possa partilhar as suas experiências e pontos de vista.

• Implementar um sistema de comunicação eficaz

A comunicação é fundamental em qualquer organização para garantir boas relações e um entendimento mútuo entre chefes e colaboradores. Assim, se um colaborador trabalhar remotamente, é essencial que mantenha uma comunicação fluida através de videochamadas, e-mails, chats corporativos ou até mesmo plataformas como Telegram ou WhatsApp.

• Estudar o perfil do colaborador

Nem todos os perfis profissionais possuem as mesmas habilidades para desempenhar o trabalho remotamente com o mesmo nível de sucesso. Algumas pessoas sabem organizar-se melhor e são mais produtivas a trabalhar remotamente, enquanto outras têm mais dificuldades em concentrar-se ou não dispõem de um local adequado para trabalhar.

• Otimização do tempo

Um dos fatores mais importantes no trabalho híbrido é a gestão adequada do tempo. Uma boa prática é monitorizar as horas de trabalho através de uma ferramenta eficaz. É aconselhável utilizar softwares ou programas específicos, como Sesame, Bizneo ou Personio. Essas ferramentas serão de grande ajuda para que o colaborador saiba quanto tempo está a investir num dia de trabalho híbrido.

Passos para a implementação de um modelo de trabalho híbrido na sua organização

Se trabalha no departamento de Recursos Humanos ou é empresário, é possível que esteja a considerar implementar o trabalho híbrido, tendo em conta a alta percentagem de empresas que já estão a beneficiar do trabalho híbrido. Neste sentido, fornecemos alguns conselhos para obter os melhores resultados.

• Investimento em tecnologia. As organizações que optarem por este modelo de trabalho devem investir em ferramentas tecnológicas, como um software para trabalhar em tempo real de forma fiável e segura.
• Estudo de mercado. Por outro lado, não seria mau realizar um estudo prévio para saber se as empresas concorrentes trabalham desta forma. Se assim for, é necessário avaliar como o fazem e quais são os seus resultados.
• Promover a ergonomia laboral. Se um funcionário tem a liberdade de escolher onde prefere trabalhar, também deve avaliar se possui um espaço de trabalho confortável para garantir a produtividade. Por exemplo, um ambiente silencioso, uma cadeira e uma mesa adequadas ou um equipamento informático ágil e seguro.
• Funções laborais. Uma pesquisa realizada pela Radware, empresa líder em segurança informática, indica que 250 altos executivos trabalham muito melhor quando evitam deslocações e distrações. No entanto, isso dependerá do nível de responsabilidade de cada pessoa e das tarefas que precisa desempenhar.
• Cronograma de atividades. Além disso, é muito importante que uma empresa faça uma lista com o número de atividades que devem ser realizadas na empresa ou aquelas que podem ser realizadas a partir de casa.

Exemplos de implementação do trabalho híbrido em diferentes setores

Muitas empresas foram forçadas a adotar o trabalho híbrido devido à pandemia de COVID-19. Independentemente do número de colaboradores e do tamanho dos negócios, tiveram de se adaptar a esta modalidade para, em muitos casos, garantir a sua continuidade.

Tudo começou como uma necessidade para assegurar a segurança face ao risco de contágio. No entanto, a eficácia e as vantagens oferecidas levaram multinacionais, franquias e PMEs a concluir que este modelo era a melhor alternativa.

Casos de estudo: empresas que implementaram o trabalho híbrido com sucesso

Existem várias empresas que se destacam como referência na implementação do trabalho híbrido e merecem atenção especial para entender o que as levou ao sucesso ao adotar esta tendência. Esta modalidade despertou particular interesse nas startups e nas empresas tecnológicas. Por isso, vamos conhecer algumas delas e entender como foram beneficiadas.

• Google

Se há algo que caracteriza a Google é o facto de ser uma das empresas mais apreciadas pelos colaboradores. A maioria dos seus trabalhadores realiza dois dias por semana de trabalho remoto, graças à incorporação de tecnologias e canais de comunicação eficazes.

A empresa possui várias sedes espalhadas pelo mundo, o que permite aos colaboradores escolher o destino que mais lhes interessa ou até trabalhar em diferentes países durante algumas temporadas. Sem dúvida, a flexibilidade laboral é uma das suas principais vantagens competitivas.

• Microsoft

A Microsoft é uma multinacional tecnológica que se destaca pela excelente avaliação por parte dos seus colaboradores. Uma das suas principais características é a implementação de um sistema de avaliação de desempenho que visa aumentar a produtividade e o bem-estar dos trabalhadores. A empresa parte do princípio de que os seus colaboradores são um ativo essencial para o sucesso e o alcance das suas metas.

Através desta avaliação, é possível monitorizar o desempenho individual dos colaboradores e identificar o seu potencial. Esta análise periódica contribui para o crescimento profissional de cada colaborador, promovendo maior satisfação e compromisso com a organização.

• HubSpot

A HubSpot, empresa de software especializada em marketing e vendas, implementou o trabalho híbrido de forma gradual. A empresa ofereceu várias opções aos colaboradores e envolveu-os ativamente no processo de decisão, com o objetivo de atender às suas necessidades específicas.

A empresa proporcionou a opção de trabalhar presencialmente três dias por semana, com um espaço dedicado ao colaborador, ou trabalhar dois dias na empresa sem um local fixo, além de permitir que a maior parte do tempo fosse dedicada ao teletrabalho, com visitas pontuais ao escritório. Os resultados desta flexibilidade refletiram-se numa melhoria significativa no ambiente de trabalho.

Conclusão: o futuro do trabalho é híbrido

Em conclusão, a maioria das organizações que adotaram o trabalho híbrido registaram um aumento na produtividade. Em Portugal, prevê-se que mais de 80% das empresas adotem este modelo, com uma expectativa de crescimento geral da produtividade de 17% nos próximos anos.

Para finalizar, uma pesquisa da Steelcase identifica as necessidades essenciais dos colaboradores como pertencimento, produtividade, controlo, conforto e segurança.