Cómo despedir a un trabajador de forma constructiva

¿Has tenido que comunicar un despido a alguien de tu equipo? Es una situación complicada para el afectado, para ti y para toda la organización. Por eso resulta valiosísimo saber cómo despedir a un trabajador de forma constructiva. Solo así podrás normalizar esa realidad y evitar que afecte negativamente a las partes implicadas.

Por qué conviene despedir de forma constructiva

Como escribió el poeta español Antonio Machado

“El hacer las cosas bien importa más que el hacerlas”.

Son muchas las razones que deberían animar a las organizaciones a humanizar cualquier despido de sus profesionales.

• Sentimiento colectivo:  Las organizaciones empresariales son grupos humanos que suelen tener una cohesión funcional y emocional interna. Los despidos resultan traumáticos para los equipos, mucho más cuando afectan a individuos bien valorados en el colectivo. La forma en que damos este tipo de noticias puede dañar la confianza y la motivación de los compañeros del despedido.

• Imagen corporativa:  Es definitiva para cualquier organización o empresa, ya que determina en gran medida sus posibilidades de éxito comercial. Esta reputación depende de todo cuanto hacemos, incluido el modo de despedir aplicado. Verdaderamente, la opinión de las personas puede viralizarse y generar una corriente dañina para la valoración global de la empresa. Mucho más ahora, cuando las redes sociales tienen un nivel de difusión impredecible.

• Puertas abiertas: En muchas ocasiones, la necesidad de despedir es meramente coyuntural y conviene conservar la posibilidad de una segunda relación profesional. Nunca se sabe si ese trabajador podría llegar a sernos útil nuevamente en un futuro. Por otra parte, puede darse el caso de que vuelva a cruzarse en nuestro camino con el rol de cliente, proveedor, colaborador o autoridad sectorial. En general, suele ser mejor tender puentes y no dinamitarlos.

• Empatía y tacto:  Desde un punto de vista humano, sentimos la necesidad de hacerlo de la forma más amable y positiva posible. Las relaciones interpersonales influyen en la felicidad individual y nunca es agradable transmitir malas noticias. En consecuencia, si eres capaz de gestionar esta labor de forma adecuada, te sentirás mejor.

• Sentimiento colectivo:  Las organizaciones empresariales son grupos humanos que suelen tener una cohesión funcional y emocional interna. Los despidos resultan traumáticos para los equipos, mucho más cuando afectan a individuos bien valorados en el colectivo. La forma en que damos este tipo de noticias puede dañar la confianza y la motivación de los compañeros del despedido.

• Imagen corporativa:  Es definitiva para cualquier organización o empresa, ya que determina en gran medida sus posibilidades de éxito comercial. Esta reputación depende de todo cuanto hacemos, incluido el modo de despedir aplicado. Verdaderamente, la opinión de las personas puede viralizarse y generar una corriente dañina para la valoración global de la empresa. Mucho más ahora, cuando las redes sociales tienen un nivel de difusión impredecible.

• Gestión del talento: Captar y retener el talento es fundamental para el éxito. Las organizaciones compiten por los profesionales más cualificados y eficaces. El clima laboral es uno de los factores que suelen valorar al decantarse por una u otra opción. Los despidos realizados de forma constructiva contribuyen a establecer ese clima estimulante que prefieren.

Breve reflexión sobre los tipos de despido

Antes de adentrarnos en este contenido, queremos resumir rápidamente qué tipos de despido son los más habituales. Cada categoría presenta sus propias características y circunstancias, más allá de que no existen dos ceses iguales.

Te animamos a reflexionar sobre el contexto de cada tipo. Y, por supuesto, a reunir información adicional, legal y normativa, antes de definir tu estrategia para llevarlos a cabo.

Existen tres categorías principales:

Despido objetivo: Tiene lugar por motivos ajenos a la voluntad de las partes. Por ejemplo, una crisis en el mercado que reduce la facturación empresarial y exige aligerar cargas laborales.

Despido disciplinario: Deriva de una infracción grave realizada por el trabajador, quien no ha respetado las condiciones de su contratación. Sería el caso de absentismos injustificados continuados, desobediencia o entrega de información a la competencia. En caso de reclamación, el Juez de lo Social puede considerarlo despido nulo, procedente o improcedente.

Despido colectivo o ERE: Afecta al mismo tiempo a muchos profesionales de la empresa y se justifica por criterios técnicos, financieros, organizativos o productivos.

Evidentemente, el contexto y los factores de cada supuesto establecen un marco relacional diferente que debes considerar. Así, el ERE suele encontrar a los profesionales más concienciados del riesgo real de despido, así como preocupados y sensibilizados como grupo humano. Por contra, el despido disciplinario suele producirse en un marco relacional difícil y enfrentado, por lo que su gestión idónea exige un liderazgo empresarial consolidado.

Cómo despedir a un trabajador legalmente: normativa y tecnicismos

Llegados a este punto, no es suficiente con estar sensibilizados con la importancia de despedir a nuestros empleados del modo menos traumático posible. Es necesario tener claro cómo hacerlo.

Algunas cuestiones legales y técnicas previas

Detallamos a continuación algunos criterios y principios operativos, técnicos o legales que es necesario contemplar:

• Para proteger el buen clima organizacional, es importante comunicar la noticia cuanto antes. Las filtraciones pueden impedir que el afectado sea el primero en enterarse, o provocar que lo haga a través de compañeros.

• Muchas empresas cuentan con un protocolo de buenas formas para estas situaciones. Contempla cómo argumentar los motivos del despido, los cuales siempre hay que compartir con el interesado. Y, también, cómo informar a los responsables de los equipos afectados.

• El apoyo de asesores legales puede ser valioso a la hora de proporcionar ciertas explicaciones. También ayuda para saber cómo afrontar la situación desde el criterio jurídico. Sin embargo, la comunicación personal suele precisar de un encuentro cálido y cercano entre quien va a ser despedido y un responsable de nivel ejecutivo. El mejor interlocutor normalmente será un mando de recursos humanos o un directivo de calado.

• Conviene aplicar la asertividad en la comunicación, ser claros y directos en todo momento, incluso en los casos de despidos disciplinarios.

• Existen alternativas legales al despido que son menos traumáticas. Es el caso de la prejubilación y el contrato de relevo. Otra posibilidad es la movilidad funcional —vertical u horizontal— o geográfica, así como convertir el contrato a tiempo completo en parcial.

• Es necesario entregar una carta de despido que incluya las razones de esta decisión y la indemnización que corresponde.

• Cumplir estrictamente el marco legal es imprescindible para que el despido no llegue a ser considerado improcedente o nulo.

Cómo despedir a un trabajador humanamente: consejos prácticos

La situación es clara: hay que transmitir una mala noticia a un empleado, la cual puede afectar al resto del equipo. Es un momento duro para todos, si bien puedes minimizar sus efectos si tienes claro cómo hacerlo.

Planificar la comunicación

¿Te gustaría ser despedido por e-mail? Rotundamente no. Escoge un lugar neutro y discreto para charlar con tu empleado y no le informes del motivo de la reunión anticipadamente. Por otra parte, no improvises: consulta la información relacionada con el caso y construye un guion mental con las ideas importantes.

Suele ser apropiado incluir a un testigo en ese encuentro, para que pueda declarar en caso de percance. Invitar a un responsable de recursos humanos o a uno de sus superiores más allegados es una buena decisión.

Elegir el día idóneo

Un buen número de organizaciones eligen el viernes para realizar estas comunicaciones. En primer lugar, para ahorrarse el fin de semana. Pero, sobre todo, para mitigar el efecto negativo de esa marcha: suele haber menos gente al acabar la reunión. Sin embargo, tu equipo se puede sentir molesto al conocer su ausencia de un modo indirecto o externo.

Lo mejor es comunicar el hecho poco después de haberlo decidido. Evita fechas especiales, como cumpleaños o periodos vacacionales, y procura hacerlo cuando no haya mucha gente en la oficina. La privacidad ayuda a reducir la sensación de humillación o vergüenza.

Facilitar la despedida

El despedido se marcha, sus compañeros se quedan. No es una buena política impedir un contacto final entre ambas partes. Los trabajadores podrán hablar fuera y, todo el mundo tiene derecho a despedirse. Si propicias el marco corporativo adecuado, la partida será menos traumática y más natural para todos.

Ir al grano

Los rodeos y los eufemismos no son buenas opciones. Sé directo, no alargues la agonía. Debes comunicar con sensibilidad y empatía, pero también con precisión, honestidad y rigor.

Incorporar ingredientes positivos

Expresa tu agradecimiento a la dedicación prestada y, en lo posible, valora positivamente la experiencia compartida. Hazlo sin exageraciones, con la máxima sinceridad posible. Incluso en los despidos más traumáticos, conviene ser diplomáticos y reconocer las cosas buenas vividas.

Argumentar

Toda decisión empresarial debe estar justificada. Si has llegado a la conclusión de que es imprescindible despedir a esa persona, será por algo. A todos nos resulta más fácil asumir la realidad cuando conocemos los motivos. Además, ese argumentario permite convertir la experiencia en una oportunidad de mejora.

Cierto es que, en ocasiones, algunas informaciones pertenecen a la esfera privada corporativa. Pero tu interlocutor tiene derecho a conocer qué ha sucedido: debes informarlo con fundamento y con la discreción requerida. De nuevo, has de hacerlo con sensibilidad, sin suscitar heridas y de modo constructivo.

Evitar las sorpresas

Cuando tenemos tiempo para ir asimilando una realidad, por dolorosa que sea, nos encontramos más preparados ante ella. Por ello conviene impulsar una comunicación fluida con nuestros empleados de forma permanente. Si algo va mal, debemos hacerlos partícipes en su momento. Sobre todo si lo que no está funcionando es su rendimiento o productividad. Si la primera noticia que tiene el afectado al respecto es el día de su despido, algo has hecho mal.

Tener cuidado con estos errores

A veces, puedes excederte en tu intención de suavizar el momento y provocar justo lo contrario de lo deseado. Recuerda: guante de seda y puño de hierro, debes ser inflexible en los contenidos esenciales de tu comunicación.

Evita:

• El humor y las trivialidades. Es un momento muy serio.

• Decir que lo sientes. Supone asumir una culpabilidad personalizada o dar a entender que el despido no está justificado.

• Comentarios sentimentalistas en primera persona. Del tipo «Entiendo cómo te sientes», «Me duele tanto como a ti» o «Sé que te irá muy bien en el futuro».

• Negociaciones sobre las condiciones del despido o la posibilidad de evitarlo. Hazle saber, en todo momento, que se trata de una decisión irrevocable.

• Consejos y recomendaciones. Huye del paternalismo y no intentes asesorarlo sobre cómo actuar en el futuro.

Cumplir con la legalidad

Lo hemos tratado con amplitud previamente, pero insistimos en ello. Más allá de la importancia para la validez real del despido, también ofrece seguridad y manifiesta respeto hacia el despedido.

Actuar con empatía

Ponte en el lugar del otro. Considera cómo te gustaría a ti ser tratado en esa situación y aplica esa referencia. Eso sí, adáptala a su personalidad y su carácter. Si te anticipas a sus sentimientos, cavilaciones y reacciones, te resultará más fácil ayudarlo.

Prepararte para sus reacciones

Estas situaciones no son fáciles para nadie, mucho menos para quien recibe la mala noticia. Así que debes esperar algún tipo de reacción negativa. Enfado, llanto, angustia, ansiedad e incluso rabia pueden tener cabida en tu empleado.

En estos casos, tu papel no es dar consuelo. Lo mejor es darle tiempo y espacio para que se calme y se exprese. Un buen recurso es ofrecerle un pañuelo o un vaso de agua.

Facilitar el posdespido

Tras darle la noticia, lo mejor es agilizar el momento de su marcha. Acompáñalo a su puesto para que recoja sus cosas, o dale tiempo para hacerlo. Infórmale de que sus compañeros no están al tanto —o de cuáles sí lo están— para que pueda decírselo. Ve con él hasta la salida y dale las gracias de nuevo en el último momento. Seguidamente, reúnete con sus compañeros y explícales la decisión.

Ahora ya sabes cómo despedir a un trabajador de la forma más humana, constructiva y asertiva posible. Todos saldréis ganando así: el empleado despedido, sus compañeros y la organización en su conjunto. También tú, personalmente, pues vivirás esta realidad de manera menos estresante.