Onboarding digital : Grandes idées pour l’intégration des employés

Qu'est-ce que l'onboarding digital et à quoi sert-il ? Lorsque de nouveaux professionnels arrivent dans une organisation, ils doivent être intégrés le plus rapidement possible. C'est le seul moyen d'accélérer la productivité et les performances de chaque nouvel arrivant. Il est dans l'intérêt de tous de tirer le meilleur parti des ressources humaines et des talents dans les délais les plus brefs. C'est particulièrement vrai pour les chefs d'entreprise.

Dans cet article, nous expliquons comment faire en sorte que les nouveaux arrivants apportent de la valeur au groupe. Il n'y a pas de temps à perdre pour réussir.

Définition de l’onboarding digital

Selon l'enquête sur la population active, le taux d'emploi en 2021 passera de 71,7% en 2020 à 73,1% en 2021, soit une augmentation de 1,4%. Cette création d'emplois signifie que de nombreux nouveaux employés rejoignent les entreprises, mais comment pouvons-nous accélérer leur intégration afin qu'ils puissent s'adapter le plus rapidement possible à leurs responsabilités, à leurs collègues et à leurs fonctions ?

L'onboarding est précisément le processus d'adaptation, d'intégration et d'incorporation d'un professionnel dans son nouvel emploi. L'organisation doit encourager différentes actions pour qu'ils se sentent partie prenante dès le premier instant. Si le nouvel arrivant ne se sent pas inclus dès le début, il lui sera difficile d'être performant. Tant qu'ils ne s'adaptent pas à l'environnement, ils se sentent limités, et ils sont limités.

D'autre part, l'entreprise doit accélérer ce processus. Il est dans son intérêt de s'adapter rapidement. Dans le même temps, elle doit optimiser ses ressources et ne pas consacrer plus de temps que nécessaire à ce processus.

Quelle est la solution ? Développez un plan d'intégration basé sur la digitalisation. C'est le moyen idéal de combiner l'efficacité souhaitée pour le salarié et la performance économique de l'organisation.

Dans les relations humaines, la première impression est décisive : saviez-vous qu'il ne faut que 30 secondes pour se faire une opinion sur quelqu'un et porter un jugement sur lui ? Il en va de même pour les équipes et les lieux de travail. Il est important d'agir rapidement pour que l'évaluation initiale soit positive.

Quels sont les objectifs de l’onboarding?

Regardez ces chiffres. Selon un rapport de Glassdoor, la mise en place d'un processus d'accueil améliore la fidélité des nouveaux employés de 80%, et la productivité de plus de 70% !

Cependant, près de 60 % des organisations concentrent leur effort d'intégration sur la paperasserie et les processus. C'est ce qui ressort des recherches menées par le Human Capital Institute. Attention : 22 % des nouvelles recrues quittent l'entreprise au cours du premier mois et demi d'emploi.

L'onboarding physique ne suffit plus. La numérisation de ces processus s'est imposée comme la principale, et la seule, option possible. Avons-nous les connaissances ?

L'intégration du nouvel employé doit commencer dès qu'il accepte notre offre d'emploi. À partir de ce moment, ils sont potentiellement nos nouveaux professionnels.

A partir de là, nous devons poursuivre plusieurs objectifs clairs :

• Garantir l'incorporation définitive du candidat dans l'entreprise.
• Générer une expérience motivante et mémorable lors de cette transition initiale vers leur nouvel emploi.
• Communiquer les politiques internes de l'organisation.
• Partager la philosophie et les valeurs de l'entreprise..
• Donner des informations liées aux fonctions de l'emploi.
• Former un réseau de networking qui favorise son intégration rapide et son opérabilité.
• Accélérer sa courbe d'apprentissage. Cela lui permettra de fonctionner avec une efficacité maximale.

Une différenciation importante

Avant de poursuivre, nous pensons qu'il est essentiel de signaler une classification cruciale : connaissez-vous la différence entre ces trois concepts ?

• Onboarding. Il s'agit du processus d'accueil des nouveaux collaborateurs dans l'entreprise.
• Inboarding. Elle se concentre sur les collaborateurs existants, pour les pousser vers la promotion interne.
• Offboarding. Dans ce cas, elle vise les anciens collaborateurs, juste après leur licenciement.

Pourquoi créer un plan d’accueil professionnel ?

En réalité, l'accueil d'un nouveau salarié ne s'arrête pas au premier jour, loin de là. Il s'agit d'un processus qui doit être suivi et contrôlé pendant plusieurs semaines. Le style de leadership de leurs supérieurs fait une différence, mais cela ne suffit pas.

Pourquoi devriez-vous y investir des ressources ? Fondamentalement, parce qu'elle procure à l'organisation des avantages importants :

• Retenir les talents. La différence commerciale réside dans les personnes. Si nous avons les meilleures personnes, nous serons meilleurs. Pour ce faire, il ne suffit pas de les recruter, il faut les garder.
• Améliorer la productivité. 54 % de l'augmentation du nombre de nouveaux professionnels devrait être obtenue grâce à un bon plan d'initiation.
• Améliorer l'image de marque. La perception de l'entreprise s'améliore. Et ce n'est pas seulement le cas de lamarque employeur, car ce concept a une forte influence sur l'image extérieure projetée.
• Réduire les coûts. Oui, cela permet aussi d'économiser de l'argent. Les coûts de recrutement et de sélection du personnel sont moins élevés, car ceux qui arrivent restent. N'oubliez pas non plus tout le temps passé en formation avec chaque candidat qui part ensuite.

Pourquoi opter pour le digital dans l’onboarding?

Mettre en place une plateformeen ligne pour mieux accueillir les nouveaux collaborateurs ne présente que des avantages, notamment les suivants :

• Gagner du temps sur les tâches administratives. Tout est simplifié, optimisé et accéléré, de sorte que l'entreprise et le salarié peuvent se concentrer plus rapidement sur des tâches productives.
• Réduire la marge d'erreur. Méfiez-vous des malentendus et des sur compréhensions. Avec la numérisation, les machines sont conscientes de tout et les évitent.
• Adaptez-vous au nouvel arrivant. La personne concernée peut réglementer son propre processus d'embarquement. Lorsque nous travaillons avec des freelancesou des professionnels externes, cela simplifie également les choses.
• Améliorer les mises à jour du contenu. L'automatisation vous permet de les avoir toujours à disposition, ainsi que les données les plus récentes. Vous pouvez donc les consulter en temps réel.
• Optimiser le suivi de chaque cas. Il est plus facile de savoir comment se comporte le nouveau venu. Les défauts sont identifiés plus tôt et mieux corrigés.
• Un partage facile de l'information.Le contrôle de la situation augmente. Nous pouvons toujours partager des données, des documents ou des indicateurs.
• Dynamiser l'accès du professionnel au contenu. Le nouvel collaborateur à la possibilité de consulter n'importe quelle information depuis ses appareils personnels. Où qu'ils soient.

6 ressources utiles pour la digitalisation de l’onboarding

Ne vous y trompez pas : l'utilisation de la technologie digitale permet d'accélérer et d'automatiser l'accueil des nouveaux employés. Voici une demi-douzaine d'idées précieuses pour dynamiser ce processus.

1. Checklists

Le manque de familiarité et l'incertitude quant aux nouveautés bloquent les nouveaux collaborateurs. Pour les guider facilement sur le chemin optimal, il est fortement recommandé de créer une liste de tâches et d'activités à réaliser au cours de leurs premiers jours. Ainsi, lorsque cette liste est partagée en ligne, le professionnel et son superviseur savent à tout moment quelles sont leurs performances.

D'autre part, elle apporte sécurité, appréciation et confiance, car le bénéficiaire a le sentiment d'être sur la bonne voie. Et, en fait, c'est le cas.

Enfin, n'oubliez pas qu'il est possible d'utiliser des applications en ligne pour les générer. Par exemple, Trello permet de visualiser très facilement les tâches grâce à des "cartes" que l'on peut déplacer facilement dans différentes colonnes (il est généralement organisé avec une colonne pour les tâches en attente, une autre pour les tâches en cours et une autre pour les tâches terminées) et de créer des listes de contrôle dans chacune de ces cartes.

2. Outils, applications et instruments d'intégration

Il existe des programmes et des outils d'accueil spécifiques d’onboarding qui simplifient et optimisent toutes les procédures. Talmundo, par exemple, est une plateforme qui renforce la confiance et améliore la perception de la marque.

De plus, de nombreux systèmes intégrés permettent de gérer plusieurs fronts ensemble. Les ressources humaines ont la tâche beaucoup plus facile, nous économisons du temps et de l'argent et le suivi des employés est plus complet et immédiat.

3. Signature électronique

En raison de la fréquence et de la variété croissantes des communications télématiques, la signature numérique est très nécessaire. Il permet de valider les accords conclus à distance, sans qu'un contact physique soit nécessaire. Signaturit est une excellente option.

4. Learning management systems

La distribution d'une documentation imprimée peu attrayante ne suscite pas l'intérêt du nouveau collaborateur ni sa motivation à apprendre. Le tutorat ou le mentoratrenforcent le facteur humain, mais leur coût est excessif. Disposer de systèmes d'apprentissage technologiques pour former les nouveaux arrivants est une excellente alternative, et encore plus s'ils intègrent des systèmes de gamification motivants. Ils peuvent être créés ad hocou tirer parti de plateformes existantes, telles que Cornestone.

5. Chatbots

Dans le prolongement de la section précédente, l'intelligence artificielle est une excellente ressource. Les chatbots sont très utiles, surtout pour résoudre des requêtes spécifiques. L'assistant virtuel fournit un service de consultation agile, précis et économique, en termes de temps et d'argent. Ils deviennent un soutien immédiat, discret et disponible 24/7 pour chaque nouvelle recrue.

6. Audiovisuels

Mettre à la disposition des nouveaux venus des tutos vidéo, des webinaires ou des plateformes de vidéoconférence est très utile lorsque vous souhaitez améliorer les communications à distance. Ils constituent également une ressource précieuse pour fournir des informations pratiques et accroître la notoriété de la marque.

Idées pour un plan d'onboarding concret

Le plan d'onboarding ne peut être un document théorique et compliqué à mettre en œuvre. Nous devons le déterminer de manière très pratique et être très précis sur la manière de le mettre en œuvre. Que le professionnel soit accueilli en face à face ou à distance, un onboarding digital est le meilleur choix.

Les 4 étapes essentielles

En matière d'accueil optimisé, il existe quatre étapes fondamentales :

• La remise du kit de bienvenue. Vous pouvez le leur remettre en main propre ou l'envoyer à leur domicile, auquel cas il est conseillé de demander une photo de sa réception. Il s'agit du pack contenant tout le matériel et les informations initiales.
• Inclusion dans les canaux de communication digitaux. Dès que vous faites partie de l'équipe, vous devez avoir un accès total à celle-ci. Outre le courrier électronique et WhatsApp, d'autres systèmes plus professionnels peuvent être utilisés, comme Slack ou Telegram. En plus des adresses et des numéros de téléphone des personnes à contacter, il convient de leur fournir des codes d'accès et des mots de passe.
• Réunion d'introduction. De préférence en face à face ; si ce n'est pas possible, en vidéo. Il est essentiel de donner cette interaction humaine à votre accueil. C'est aussi le meilleur moyen de transmettre les informations principales et de créer une empreinte forte de l'entreprise. Des aspects tels que la culture et la philosophie de l'entreprise sont fondamentaux pour cette rencontre. De plus, nous aborderons l'organigramme, la signature du contrat et les tâches et responsabilités assignées. En général, il est important que la conversation reste pratique, avec des exemples réels et des références pour faciliter la compréhension.
• La promotion du bien-être. Il est essentiel de veiller à ce que le nouvel employé se sente à l'aise dans l'entreprise le plus rapidement possible. À cette fin, l'entreprise doit être consciente de la question et informer chaque nouvel arrivant. Des aspects tels que les habitudes saines et l'activité physique sont essentiels. Il est également nécessaire d'encourager les relations entre collègues et d'avoir un lieu de travail accueillant et stimulant.

Une avancée déterminée

Les meilleurs leaders et les professionnels des RH sont de plus en plus conscients de l'importance de bien accueillir les nouveaux collaborateurs. D'après les données de l'enquête de Sprout Social , 53 % des personnes interrogées reconnaissent quel'engagement des employés s'améliore lorsque l'intégration est bien faite. De plus, les employés considèrent également que l'intégration est essentielle au début d'une nouvelle carrière. Selon North Pass, les employés sont deux fois plus susceptibles d'envisager un changement d'emploi s'ils vivent une expérience d'accueil négative.

Il ne fait aucun doute que les organisations commencent à prendre conscience de l'importance de cette phase. Cependant, ils n'ont pas encore pleinement développé son potentiel. Il y a encore une certaine réticence de leur part à aller jusqu'au bout de sa mise en œuvre. Surtout lorsqu'il s'agit de fournir des informations et un accès à ceux qui n'ont pas encore fait leurs débuts dans l'équipe.

Cependant, les faits indiquent qu'il est vital de commencer le plus tôt possible. Dès que l'engagement de travail a été convenu, ce nouveau candidat appartient déjà à l'entreprise. Et ils doivent être traités ainsi.

Les ressources et les idées d'onboarding digitalque nous avons présentées sont aujourd'hui décisives pour les entreprises et leurs employés. Une fois cette approche acceptée et mise en œuvre, les avantages pour tous sont considérables.